MBO Catering – Eventcommunicatie

Je communiceert effectief met gasten, teamleden en leveranciers voor een soepel verloop van evenementen in de horeca.

1. 1 Basisprincipes van eventcommunicatie Je onderzoekt hoe communicatie bijdraagt aan een geslaagd event en welke middelen je inzet.
   5 lessen

   1. Definitie en rol van communicatie bij eventsJe beschrijft hoe communicatie het verloop van een event beïnvloedt.
   2. Verschil tussen interne en externe communicatieJe vergelijkt interne en externe communicatie en past deze toe in praktijksituaties.
   3. Belang van duidelijke en tijdige informatieJe benoemt waarom tijdige en duidelijke informatie nodig is bij evenementen.
   4. Relatie tussen communicatie en gastbelevingJe legt uit hoe communicatie de ervaring van gasten beïnvloedt.
   5. Overzicht van communicatiemiddelen en kanalenJe maakt een overzicht van beschikbare communicatiemiddelen en kanalen.
2. 2 Interne communicatie met teamleden Je stemt effectief af met teamleden en zorgt dat iedereen op de hoogte is van taken en wijzigingen.
   5 lessen

   1. Afstemmen van taken en verantwoordelijkhedenJe verdeelt taken en verantwoordelijkheden binnen het team.
   2. Doorgeven van wijzigingen in planning of opstellingJe communiceert wijzigingen in planning of opstelling naar collega’s.
   3. Gebruik van communicatiemiddelen op locatie (radio, apps, briefings)Je gebruikt radio, apps of briefings om informatie te delen op locatie.
   4. Coördinatie tussen FOH, BOH en logistiekJe coördineert tussen front- en backoffice en logistiek.
   5. Feedback en opvolging van instructiesJe geeft feedback en volgt instructies op.
3. 3 Communicatie met leveranciers Je maakt duidelijke afspraken met leveranciers en controleert leveringen en communicatie.
   5 lessen

   1. Duidelijke afspraken over leveringen en tijdenJe legt leveringsafspraken en tijden vast met leveranciers.
   2. Doorgeven van speciale wensen of wijzigingenJe geeft speciale wensen of wijzigingen door aan de leverancier.
   3. Controleren van levering en kwaliteitJe controleert of de levering compleet en van goede kwaliteit is.
   4. Registreren van contactmomenten en afsprakenJe registreert contactmomenten en gemaakte afspraken.
   5. Afstemmen bij calamiteiten of vertragingenJe stemt af bij calamiteiten of vertragingen.
4. 4 Gastgerichte communicatie Je communiceert gastgericht en reageert professioneel op vragen, signalen en klachten.
   5 lessen

   1. Begroeten en informeren van gastenJe begroet gasten en verstrekt relevante informatie.
   2. Duidelijke uitleg over menu, dranken en evenementstructuurJe licht menu, dranken en het verloop van het event duidelijk toe.
   3. Omgaan met vragen en verzoekenJe reageert op vragen en verzoeken van gasten.
   4. Signalen herkennen van gasttevredenheid of problemenJe herkent signalen van tevredenheid of problemen bij gasten.
   5. Professioneel reageren bij klachten of onduidelijkhedenJe handelt professioneel bij klachten of onduidelijkheden.
5. 5 Briefings en instructies Je geeft duidelijke briefings en instructies voorafgaand aan het event en controleert de informatieoverdracht.
   5 lessen

   1. Voorafgaand aan events duidelijke instructies gevenJe geeft vooraf heldere instructies aan het team.
   2. Gebruik van checklists en draaiboekenJe gebruikt checklists en draaiboeken bij de voorbereiding.
   3. Toewijzen van verantwoordelijkheden en deadlinesJe wijst verantwoordelijkheden en deadlines toe.
   4. Herhalen en verduidelijken van belangrijke puntenJe herhaalt en verduidelijkt belangrijke punten.
   5. Controleren of teamleden alle informatie hebben ontvangenJe controleert of iedereen alle benodigde informatie heeft ontvangen.
6. 6 Digitale communicatie en tools Je past digitale communicatiemiddelen toe en registreert informatie zorgvuldig en veilig.
   5 lessen

   1. Gebruik van e-mail, apps en digitale platformsJe gebruikt e-mail, apps en digitale platforms voor communicatie.
   2. Registreren van gasteninformatie en wensenJe registreert wensen en gegevens van gasten digitaal.
   3. Delen van planning, schema’s en updatesJe deelt planningen, schema’s en updates via digitale middelen.
   4. Monitoren van reacties en vragenJe monitort reacties en vragen via digitale kanalen.
   5. Correct omgaan met privacygevoelige informatieJe gaat correct om met privacygevoelige informatie.
7. 7 Visuele en signaalcommunicatie Je zet visuele signalen en routing in om communicatie op locatie te ondersteunen.
   5 lessen

   1. Gebruik van borden, signalen en bewegwijzeringJe plaatst en controleert borden, signalen en bewegwijzering.
   2. Afstemmen van routing en opstelling op communicatieJe stemt routing en opstelling af op de communicatiebehoefte.
   3. Visuele cues voor team en gastenJe gebruikt visuele cues voor teamleden en gasten.
   4. Gebruik van kleurcodes of pictogrammen bij takenJe past kleurcodes of pictogrammen toe bij taken.
   5. Controleren of signalen duidelijk en zichtbaar zijnJe controleert of alle signalen goed zichtbaar zijn.
8. 8 Crisis- en probleemcommunicatie Je communiceert snel en duidelijk bij problemen en legt het proces vast.
   5 lessen

   1. Snel communiceren bij technische problemen of calamiteitenJe communiceert snel bij technische problemen of calamiteiten.
   2. Duidelijke instructies aan teamleden gevenJe geeft duidelijke instructies aan het team in crisissituaties.
   3. Informeren van gasten op een professionele manierJe informeert gasten professioneel bij verstoringen.
   4. Escalatie naar management of leverancier indien nodigJe schakelt management of leveranciers in als dat nodig is.
   5. Documenteren van incidenten en communicatieprocesJe documenteert incidenten en het communicatieproces.
9. 9 Feedback en evaluatie Je verzamelt feedback en evalueert de communicatie om verbeteringen door te voeren.
   5 lessen

   1. Verzamelen van teamfeedback na het eventJe vraagt teamleden om feedback na afloop van het event.
   2. Analyseren van communicatie-effectiviteitJe analyseert hoe effectief de communicatie was.
   3. Noteren van verbeterpunten en successenJe noteert verbeterpunten en successen voor volgende keren.
   4. Delen van bevindingen met betrokken afdelingenJe deelt de bevindingen met andere betrokkenen.
   5. Implementeren van verbeteracties voor toekomstige eventsJe voert verbeteracties door voor toekomstige events.
10. 10 Gastbeleving en communicatie Je stemt communicatie af op de gastbeleving en monitort reacties tijdens het event.
    5 lessen

    1. Afstemmen van informatie op gastbeleving en verwachtingenJe past informatie aan op de verwachtingen en wensen van gasten.
    2. Gebruik van proactieve communicatie tijdens het eventJe communiceert proactief tijdens het event.
    3. Signaleren van ongemakken en snel bijsturenJe signaleert ongemakken en stuurt snel bij waar nodig.
    4. Creëren van een professionele en gastvrije sfeerJe zorgt voor een professionele en gastvrije sfeer.
    5. Monitoren van reacties en tevredenheid tijdens en na het eventJe monitort reacties en tevredenheid van gasten tijdens en na het event.